خطاب رسمي يُمكنك أن تقدمه سواء للشركة أو HGجامعة أو لأي من القطاعات الرسمية بهدف مراسلة تلك الهيئة للحصول على الرد الذي تبغاه، فكما أوضح الخبراء أن الخطاب الرسمي يجب أن يصمم وفق تنسيق محدد وذلك للحصول على قدر من الاهتمام بمناقشة موضوع الخطاب.
كيفية كتابة خطاب رسمي 2025
- لا بُد من تحديد الجهة التي ترغب في إرسال الخطاب لها.
- تحديد اسم الجهة المعنية بهذا الخطاب.
- الحرص على توثيق اسمك بالكامل والعنوان في حال انتظار ردًا عن هذه الرسالة.
- قم ببدء الخطاب بتحية المرسل له واحرص أن تكون التحية رسمي أيضًا (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته) وغيرها من الصيغ.
- استخدام لقب الجهة.
- شرع موضوع الخطاب بإيجاز وأسلوب منطقي مع توضيح دلائل لتأكيد مصداقية المعلومات التي أدخلتها إذا تطلب الأمر.
- أثناء الحديث لا يجب استخدام ألفاظ غير مناسبة أو من شأنها أن تقلل من احترام المرسل له.
- بعد توضيح هدف خطابك بالكامل، يتم إنهاء الخطاب بتحية رسمية (، كل الشكر لسيادتكم، مع تحياتي، …).
شروط كتابة نموذج خطاب رسمي جاهز للطباعة
- الحرص على الاهتمام باستخدام علامات الترقيم في المواضع الصحيحة.
- لا بُد من توضيح تاريخ إرسال الخطأ بصيغة (شهر/ يوم/ سنة).
- يجب تحديد نوع النموذج والغرض منه وليكن اعتذار أو شكوى وغيره.
- الاعتماد على العبارات والصيغة التي تمنحك معنى واضح غير مُنمق.
- الاهتمام بتنسيق الإطار الخاص بالخطأ ليكون لائقًا بهذه المؤسسة.
- إدخال الطرق المختلفة التي تساعد على التواصل مع المُرسل.
- لا بُد من مراعاة القواعد اللغوية والنحوية ومراجعة الخطاب للتأكد من إنه خالي من الأخطاء النحوية واللغوية.
- الحرص على استخدام صيغة الجمع في الحديث وذلك بهدف استهداف صاحب الشركة والمرؤوسين معه.
- عدم الاعتماد على العواطف في كتابتك للخطاب بل استبدله بـ الأسلوب التقريري وتقديم الدلائل للإقناع.
- يجب الاعتماد على حجم خط مناسب وليكن 16.
- الحرص على الإيجاز في المعنى ولكن دون الإخلال بالمعنى العام.
- إذا كنت تقوم بالرد على خطأ فلا بُد من الإشارة بخطابك هذا على الخطاب بتاريخ ومضمونه والتأكد من الرد على كاف النقاط المذكورة في الخطاب الأصلي.
- يجب تجنب تمامًا أساليب التهديد والوعيد وذلك بهدف عدم التعرض للمساءلة القانونية.
1- نموذج خطاب رسمي (التماس قبول النقل)
السيد الأستاذ/ ـــــــــــــ؛ رئيس شركة/ ــــــــــــــــــ
أتوجه بعظيم التقدير والاحترام إلى شخصكم الكريم، وأُود أن أقوم بالتنويه عن تطلعي إلى إتمام العديد من بروتوكولات التعاون المشترك بين شركتنا وشركتكم من أجل تحقيق التقدم والازدهار المنشود لكلا الشركتين، وأتطلع أيضًا إلى أن أسمع منكم الرد على هذا المقترح في القريب العاجل.
المرسل/
في يوم/
أرقام الهواتف/
البريد الإلكتروني/
توقيع المرسل/
نموذج خطاب رسمي لشركة
السلام عليكم ورحمة الله، أما بعد ….
إلى السيد مدير إدارة شركة/ ـــــــــــــ
بعد التحية ….
أتشرف بأن أحيط سيادتكم علمًا بأنه قدر صدر قرار ترقيتي إلى رتبة وظيفية أعلى من الخاصة بي، ولكن قد شاب هذا القرار نوعًا من العبء النفسي والمادي لدي ولدى أسرتي؛ نظرًا إلى أنه في ضوء هذه الترقية قد تم نقلي إلى فرع الشركة في (محافظة/ مدينة)، ولذلك؛ التمس من سيادتكم قبول طلبي بإتمام الترقية في مكان أقرب إلى مكان إقامتي وإقامة أسرتي.
مع احترامي وتقديري
مٌقدمه لسيادتكم/ ـــــــــــــ؛ الموظف في قسم/ ـــــــــــــــــ
بتاريخ يوم/ ـــــــــــــــ
التوقيع/ ـــــــــــــــــــــــــــــ
تحميل النموذج PDF
لا يفوتك أيضًا: تحميل صيغة نموذج نقل موظف من قسم إلى قسم
2- نموذج خطاب رسمي خاص بجهة حكومية
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
تحريرًا في يوم/ ــــــــــــــــــ
بعد التحية الطيبة
إلى السيد/ ــــــــــــ رئيس مصلحة/ ـــــــــــــــــــ
أتقدم بالشكر والعرفان دوركم الرائد في إدارة المصلحة بنجاح، وأحيطكم علمًا بأنه هناك عدد من النقاط الهامة التي قد وردت إلينا بخصوص مصلحة (ــــــــ)، وهي تشمل: ـــــــــــــ، ونرجو من سيادتكم الاهتمام بها وأخذها في الاعتبار من أجل مواصلة حرصكم على تحقيق الصالح العام دائمًا وأبدًا.
وتفضلوا بقبول خالص التقدير والامتنان
مُقدمه لسيادتكم/ ـــــــــــ
الموظف في/ـــــــــــــــــ
أرقام التواصل/ــــــــــــــ
التوقيع/ـــــــــــــــــ
3- نموذج خطاب رسمي شكوى
وزارة…….
اسم الهيئة………. أو الجهة التابعة للوزارة……
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
السيد /………
تحية طيبة وبعد
أتقدم إلى سيادتكم بشكوى ضد المشكو في حقه …
حيث إنني في يوم…. الموافق …. / …. / ….14 هـ قد حدث معي ما هو آت، …….
لذا أرجو من سيادتكم التكرم بالتوجيه باتخاذ كافة الإجراءات القانونية اللازمة حيال هذا الأمر لرفع الظلم عني، ونحيط سيادتكم علمًا بأنني قد أرفقت مع الشكوى صور ضوئية تثبت صحة شكواي.
ولسيادتكم خالص التقدير والاحترام
تحريرًا في يوم …… الموافق …. / … / …. هـ.
مقدمه لسيادتكم
اسم الشاكي: ………………………………………
رقم الهوية: …………………………………………
محل الإقامة: ………………………………………
رقم الجوال: ………………………………………
التوقيع: ………………………………………….
4- خطاب رسمي عام
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
السيد/ مدير إدارة …………
تحية طيبة وبعد….
اتقدم لكم بخالص الشكر والتقدير لقبولكم خطابي هذا، وأنني مُقدر كل ما يبذل من مجهود من أجل خدمة هذا الوطن، ونظرًا لما عهدناه منكم أتقدم لكم بهذا الطلب………..
ولكم جزيل الشكر والاحترام
تحريرًا في ……. الموافق …../ ……./ ……….
مقدمه لسيادتكم من:
الاسم: ……………………………………….
رقم الهوية: …………………………………..
محل الإقامة: ………………………………..
رقم الجوال: …………………………………
التوقيع: …………………………….
لا يفوتك أيضًا: صيغة نموذج عقد زواج المسيار في السعودية
5- نموذج خطاب رسمي لمدير
السيد مدير شركة…..
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
تحية طيبة وبعد..
أقدر جهودكم في توجيهكم لي للطريقة السليمة بالعمل وأنا على قدر كافي من الثقة في بجهود حضراتكم و إخلاصكم وتفانيكم بالعمل، ولكني أتمنى أن تطلعوا على هذا الخطأ نظرًا لتناوله بعض الحقوق التي أناشد سيادتكم بها من أجل الحصول عليها………
فيمكنكم الاطلاع على مسيرتي الطويلة بهذه الشركة وستعلمون بمدى إخلاصي الشديد وحبي الصادق لتلك الشركة، وهذا ليس غرورًا بل أنني أحاول الوصول إلى توضيح المشكلة التي أواجهها لكي أتمكن من تقديم الأفضل دائمًا.
لكم مني كل الشكر والتقدير ودوام الصحة والعافية.
التاريخ: …… /……. /……..
مقدم الطلب: ………
التوقيع: ……….
أنواع الخطاب الرسمي
- رسالة موجهة.
- رسالة موجهة
- خطاب مبيعات.
- خطاب عمل.
- خطاب شكوى.
- خطاب توصية.
- خطاب تفويض
- خطاب الفصل
- خطاب الاستلام.
- خطاب الاستقالة.
6- نموذج خطاب رسمي للجامعة جاهز
تاريخ: …………
اسم المرسل/ ………….. ولي أمر الطالب بفرقة/ ………..
إلى السيد الأستاذ رئيس جامعة/ …………
بعد التحية الطيبة والمباركة
أرجوا من سيادتكم أن أخاطب بداخلكم روح المربي الروحي لهذا الطالب، بأنه تمنح فرصة للطالب: ……….. لكي يتمكن من استكمال المتبقي من السنوات الدراسية بالجامعة، فقد كان انقطاعه هذا لعدة أسباب قهرية……….. وأتمنى منكم مراعاة هذه المشكلة.
سوف أرفق لسيادتكم كافة الدلائل والمستندات التي تؤكد أن هذا التغيب ناتج عن أسباب خارج إرادة هذا الطالب وهو ما دفعه للغياب، فنرجو من سيادتكم مساندته لاستكمال هذه المراحل.
لك مني جزيل الشكر والاحترام على قبولك طلبي.
المرسل/…….. في يوم./../…….
التوقيع/ …………
7- خطاب رسمي لمدير المدرسة
تاريخ اليوم/
المرسل/ ــــــــــــــ ولي أمر التلميذ/ ــــــــــــ بالصف/ ــــــــــــــــــ
إلى السيد الأستاذ الفاضل مدير مدرسة/ ـــــــــــــــــــــ الابتدائية
أُقدر مجهوداتكم الجبارة و المشكورة في إطار التنمية والتطوير الذي قد لاحظناه في المدرسة خلال الفترة الماضية، وأنتهز تلك الفرصة لكي أحيطكم علمًا بأنني أتطلع إلى تعزيز دور الأنشطة المدرسية والرياضية بشكل أكبر في محيط المدرسة؛ حتى تكون المدرسة بيئة متكاملة للعلم والمعرفة والتنمية الفكرية والبدنية والمهارية لأبنائنا.
لكم منّا كل الاحترام والتحية
مُقدمة لكم/ ــــــــــــ المهندس في شركة/
رقم الجوال/ ـــــــــــــ البريد الإلكتروني/
التوقيع/ ــــــــــــــــ
لا يفوتك أيضًا: نموذج 12 كلمة افتتاحية ترحيبية لحفل
لا بُد من تحديد الجهة التي ترسل لها الخطاب ثم يتم اختيار الصيغة التي تتناسب مع هذه الجهة وطريقة التنسيق واللغة التي تتمكن من التعبير بما ترغب به بصورة موجزة.
